Elektronické schvalování dokumentů
(WorkFlow)

Pro potřeby zefektivnění jednotlivých procesů při práci s dokumenty byl vytvořen systém elektronického schvalování dokumentů. Tento systém je vytvořen jako nástavba systému řízení stavební výroby RSV a ekonomického informačního systému Helios Orange. Nástavba může být provozována samostatně pouze v RSV nebo pouze v Helios Orange.

Schvalování přijatých faktur

Schvalování přijatých faktur je typický případ dokumentů, jehož WorkFlow, zasahuje jak Helios Orange, tak i RSV. Faktura se zaeviduje v Helios Orange s návrhem na zaúčtování nákladů na jednotlivé zakázky. Naskenována faktura je zároveň přiložena k záznamu. Faktura je pak automaticky odeslána ke schválení jednotlivým odpovědným pracovníkům v souladu s vnitrofiremními předpisy. Zpravidla se jedná o víceúrovňový systém zahrnující stavbyvedoucího, projektového manažera, výrobního ředitele a ekonoma. Toto WorkFlow je plně konfigurovatelné s možností nastavení různých podmínek v závislosti na druhu faktury nebo její výši. Schvalování faktury je možné v elektronické poště (emailu) nebo přímo v systému RSV a Helios Orange.

Schvalování smluv a ostatních dokumentů

Schvalovat lze libovolné dokumenty vznikající nebo evidované v RSV i Helios Orange. Ke každému typu dokumentu lze nadefinovat individuální WorkFlow obsahující různí úrovně, podmínky a schvalovací postupy. Schvalování těchto dokumentů lze rovněž provádět v elektronické poště (emailu) nebo přímo v RSV a Helios Orange. Nejčastější využití je v oblasti schvalování smluv.

Hlavní přínosy:

Možnost schvalování dokumentů z odloučených pracovišť
Zrychlení procesu schvalování
Možnost sledovat a kontrolovat průběh
Zamezení ztráty originálních dokumentů
Rychlejší vyhledání originálních dokladů
Softwarová podpora postupů definovaných vnitrofiremními předpisy
Konfigurovatelnost a možnost pružně reagovat na změny
Integrace s RSV a Helios Orange

Konfigurovatelnost:

Libovolný počet WorkFlow
Možnost definovat informace obsažené v podrobnostech dokumentu
Automatické generování úkolů zodpovědným osobám na základě
- Role v projektovém týmu
- Role v organizační struktuře
Každé WorkFlow může mít libovolný počet úrovní schvalování
Každou úroveň schvalování je možno větvit na základě vstupní podmínky, která využívá informace uvedené v podrobnostech dokumentu
Zodpovědná osoba může být informována o vzniku úkolu formou emailové zprávy

Elektronické schvalování dokumentů(WorkFlow)

Schvalování přijatých faktur

Schvalování smluv a ostatních dokumentů

Hlavní přínosy:

Konfigurovatelnost:

Elektronické schvalování dokumentů
(WorkFlow)