Popis systému

Co Vám ConBid nabízí?

1. Zpřehledňuje proces VŘ

Systém ConBid jednoznačně definuje jednotlivé kroky či procesy VŘ, z nichž každý má jasné vstupy i výstupy. Proces jako celek je tudíž v celém průběhu dobře sledovatelný a na závěr jednoznačně vyhodnotitelný. Informace o stavu VŘ a všech krocích jsou stále k dispozici a lze je sledovat od celkového přehledu do nejmenších podrobností. Systém lze pružně přizpůsobit metodice uživatele.

2. Standardizuje kritéria VŘ

U každého VŘ je možno definovat kritéria, jejich váhy a metodiku jejich hodnocení. Kritéria mohou být u VŘ nastavována individuálně nebo globálně dle centrální metodiky jako „Přednastavená“.

3. Vytváří na subdodavatele tlak zajišťující srovnatelnost nabídek

Každou nabídku lze rozdělit na cenovou část a ostatní hodnocené části. Cenová část předpokládá jednotné rozčlenění stavebních prácí poptávané subdodávky do formy zadavatelského výkazu výměr (slepého rozpočtu). Tím je zajištěna srovnatelnost nabídek různých dodavatelů a zároveň automatizované vyhodnocení. Ostatní hodnocená kritéria jsou “Délka záruky“, “Doba výstavby“, “Podíl subdodávek“ a “Provozní náklady“. Tato kritéria jsou vyhodnocena také automaticky. Kvalitativní kritéria typu “Reference“, “Technické řešení“ atd. se však hodnotí individuálně.

4. Odkrývá potenciál snížení ceny nabídek a usnadní jednání o snížení ceny

Při jednání s předběžně vybraným subdodavatelem systém poskytuje přehled o odchylkách ceny subdodavatele od cen ostatních uchazečů resp. od minimální, průměrné a maximální ceny. Systém tak sám vyhledává položky, u nichž je možno předpokládat potenciál dalšího snížení ceny.

5. Zefektivňuje a automatizuje interní nákupní procesy

Výrazně zrychluje činnosti související s vytvářením a distribucí zadávacích dokumentů VŘ, sběr nabídek jednotlivých účastníků i jejich vyhodnocení. Ve spolupráci s B2B serverem ConBid provádí automaticky kódovanou distribuci poptávek, příjem nabídek a rozesílá oznámení o výsledcích.

6. Zrychluje průběh VŘ

Jelikož jsou veškeré podklady zasílány v elektronické formě, dochází k značnému snížení pracnosti a odstranění manuální práce v oblasti přípravy, distribuce a vyhodnocení tištěných materiálů. Tím dochází k výraznému zrychlení celého procesu VŘ. K úspoře pracnosti a času však dochází i na straně uchazeče, neboť slepý rozpočet může načíst do libovolného kalkulačního SW, v něm provést ocenění, exportovat a odevzdat v požadované formě. To vše zkrátí lhůty pro předložení nabídek.

7. Umožňuje opakovat VŘ a zúročovat dříve získané informace

Při vypisování opakovaných nebo obdobných VŘ lze účinně využívat již dříve získané informace o tom, jaké firmy se dříve VŘ v daném oboru účastnily nebo o tom, jaké ceny jsou běžné apod.

8. Zrychluje průběhu schvalovacího procesu

Dostupností všech nashromážděných informací a jejich přehledným zobrazením urychluje systém ConBid schvalovací proces. Je efektivní zvláště v případech, kdy pracoviště vypisování VŘ a schvalování vítěze jsou vzdálená. Přístup ke všem potřebným a aktuálním informacím umožňuje rychlejší schválení vítěze soutěže.

9. Umožňuje přesně definovat přístupová práva k datům

Dostupnost informací o VŘ v rámci celé firmy lze v systému ConBid zajistit snadno. Informace o podrobnostech jednotlivých VŘ a jejich výsledcích lze zpřístupnit na těch pracovištích, která k tomu budou mít přidělena kompetenční práva. Z hlediska kompetencí a přístupových práv je systém ConBid mimořádně kvalitně vybaven. U každého uživatele lze definovat, která data je oprávněn vidět v závislosti na přiřazení uživatele do organizační struktury firmy a úloze, kterou v organizaci má. Každý uživatel vidí pouze data jemu vlastních organizačních jednotek a odpovídající jeho roli.

10. Zlepšuje využití vlastních kapacit automatickým oslovením interních subdodavatelů

ConBid umožňuje pracovat jak s interními, tak s externími účastníky VŘ. Současné oslovení interních i externích subdodavatelů umožňuje udržení cen interních subdodávek v tržních hodnotách. Interní subdodavatelé pak mohou být zvýhodněni využitím hodnotícího kritéria dle vnitřní firemní metodiky.

11. Zlepšuje možnosti využití údajů z minulých VŘ jejich detailní evidencí

ConBid eviduje a pak umožní zpřístupnit veškerá data k VŘ do nejmenšího detailu k souhrnu. Do úrovně souhrnného vyhodnocení je možno využívat informace pro veškeré „křížové“ přehledy jako přehled o historii hodnot jednotlivých kritérií vybraného dodavatele v čase. Umožní však pohled na nejmenší detail jako jsou položky rozpočtu. Např. vývoj ceny položky u téhož dodavatele v čase.

12. Zpřehlední a zprůhlední managementu firmy informace o VŘ

Pro potřebu managementu systém ConBid nabízí celou řadu přehledů, statistik a sestav:

statistiky počtů vypsaných VŘ (dle oborů subdodávek, dle organizačních jednotek, vývoj v čase a trendy,…),
statistiky rozhodujících subdodavatelů (firma, objemy, úspěšné/neúspěšné, v čase a trendy, …),
statistiky dosažených úspor (rozdíl mezi původní nabízenou cenou a cenou smluvní) v nejrůznějším členění (dle dodavatelů, dle organizačních jednotek,..).

13. Umožňuje převzít potřebná data z číselníků a databází zavedených informačních systémů

Není nutné pořizovat data znovu. Pokud udržujete svá data v zaběhnutém obchodním či jiném informačním systému, ConBid umí informace přebírat průběžně aktualizovaným přenosem dat.