3.1.2012

Naše riešenie predstavuje nástavbu systému RSV a Helios Orange a môže byť využívané i samostatne – buď v RSV alebo v Helios Orange. Jeho hlavné využitie je v oblasti schvaľovania prijatých faktúr, zmlúv, ale i akýchkoľvek iných dokumentov evidovaných v systéme.

Elektronické schvaľovanie dokumentov
(WorkFlow)

Pre potreby zefektívnenia jednotlivých procesov pri práci s dokumentmi bol vytvorený systém elektronického schvaľovania dokumentov. Tento systém je vytvorený ako nadstavba systému riadenia stavebnej výroby RSV a ekonomického informačného systému Helios Orange. Nadstavba môže byť prevádzkovaná samostatne iba v RSV alebo iba v Helios Orange.

Schvaľovanie prijatých faktúr

Schvaľovanie prijatých faktúr je typický prípad dokumentov, jeho WorkFlow, zasahuje jednak Helios Orange, taktiež RSV. Faktúra sa zaeviduje v Helios Orange s návrhom na zaúčtovanie nákladov na jednotlivé zákazky. Naskenovaná faktúra je zároveň priložená k záznamu. Faktúra je následne automaticky odoslaná k schváleniu jednotlivým zodpovedným pracovníkom v súlade s vnútro firemnými predpismi. Spravidla sa jedná o viacúrovňový systém zahrňujúci stavbyvedúceho, projektového manažéra, výrobného riaditeľa a ekonóma. Toto WorkFlow je plno konfigurovateľné s možnosťami nastavenia rôznych podmienok v závislosti na druhu faktúry alebo ich výšky. Schvaľovanie faktúry je možné v elektronickej pošte (emailu) alebo priamo v systéme RSV a Helios Orange.

Schvaľovanie zmlúv a ostatných dokumentov

Schvaľovať sa dajú ľubovoľné dokumenty vznikajúce alebo evidované v RSV aj Helios Orange. Ku každému typu dokumentu sa dá nadefinovať individuálny WorkFlow obsahujúci rôzne úrovne, podmienky a schvaľovacie postupy. Schvaľovanie týchto dokumentov sa dá taktiež používať v elektronickej pošte (emaile) alebo priamo v RSV a Helios Orange. Najčastejšie využitie je v oblasti schvaľovania zmlúv.

Hlavné prínosy:

• Možnosť schvaľovania dokumentov z odlúčených pracovísk
• Zrýchlenie procesu schvaľovania
• Možnosť sledovať a kontrolovať priebeh
• Zamedzenie straty originálnych dokumentov
• Rýchlejšie vyhľadanie originálnych dokladov
• Softwarová podpora postupov definovaných vnútro firemnými predpismi
• Konfigurovateľnosť a možnosť pružne reagovať na zmeny
• Integrácia s RSV a Helios Orange

Konfigurovateľnosť:

• Ľubovoľný počet WorkFlow
• Možnosť definovať informácie obsadené v podrobnostiach dokumentu
• Automatické generovanie úloh zodpovedným osobám na základe
• • Rola v projektovom týme
  • Rola v organizačnej štruktúre
• Každé WorkFlow môže mať ľubovoľný počet úrovní schvaľovania
• Každú úroveň schvaľovania je možné vetviť na základe vstupnej podmienky, ktorá využíva informácie uvedené v podrobnostiach dokumentov
• Zodpovedná osoba môže byť informovaná o vzniku úlohy formou emailové správy